BTS Gestion de la PME · Épreuve E4

Dossier E4 BTS GPME : ce qu'il doit contenir et comment le construire en alternance

Publié le · Lecture : environ 7 minutes

L'épreuve E4 pèse coefficient 6, autant que l'étude de cas E6. Elle se prépare pourtant sur toute l'année, à partir de ce que tu fais vraiment en entreprise. Le dossier E4 du BTS GPME n'est pas un rapport à rédiger en avril : c'est une collection de situations réelles que tu construis au fil des mois. Voici ce qu'il doit contenir d'après les textes officiels, et comment éviter les erreurs qui coûtent des points, ou le diplôme.

L'essentiel en 30 secondes

  • E4 évalue le bloc 1 : gérer la relation avec les clients et les fournisseurs de la PME.
  • Le dossier comprend un document synoptique, la présentation du contexte commercial, des fiches d'analyse de situations professionnelles et des fiches de communication.
  • Au moins une situation doit porter sur l'administration des ventes, sinon la grille ponctuelle retire 3 points.
  • Un dossier non conforme (non déposé, en retard, non signé…) vaut « non valide » : pas de diplôme.

À quoi sert l'épreuve E4 ?

Le BTS Gestion de la PME est organisé en quatre blocs de compétences, et l'épreuve E4 certifie le premier. D'après la fiche RNCP38363, ce bloc couvre six grandes compétences : rechercher des clients (par prospection ou en répondant à un appel d'offres), traiter leurs demandes, les informer et les conseiller, rechercher et sélectionner des fournisseurs, gérer les commandes d'achat et assurer le suivi comptable des opérations commerciales.

Autrement dit, E4 porte sur le cœur de ce que tu fais au quotidien dans une PME : devis, commandes, factures, relances, échanges avec les clients et les fournisseurs.

CCF ou forme ponctuelle : vérifie ta modalité

Selon la fiche RNCP, les candidats d'un établissement habilité (y compris les CFA habilités) passent E4 en contrôle en cours de formation, en deux situations d'évaluation. Les candidats d'un établissement non habilité, les candidats individuels et ceux de l'enseignement à distance passent une épreuve ponctuelle orale et pratique. Dans les deux cas, le dossier est le même support, et il fait l'objet d'un contrôle de conformité.

En CCF, la note sur 20 se compose d'une situation A sur 14 points, fondée sur les situations professionnelles travaillées pendant la formation et recensées dans ton document synoptique, et d'une situation B sur 6 points, qui se déroule sur poste informatique à partir de ton dossier. En forme ponctuelle, l'épreuve dure une heure, précédée d'une heure de préparation.

Ce que contient le dossier E4, pièce par pièce

1. Le document synoptique

C'est le tableau récapitulatif de ton parcours. D'après la circulaire nationale d'organisation, il comporte au minimum : ton identification, celle de ton établissement de formation, l'intitulé de chaque situation professionnelle retenue et validée par tes formateurs, le rattachement de chacune aux activités du référentiel, ainsi que la période et le lieu où tu l'as réalisée.

Il doit refléter ton propre travail, être authentifié par l'équipe pédagogique et porter le cachet de l'établissement. Un modèle sous tableur est proposé par le CRCOM, le centre national de ressources en économie-gestion : le document synoptique se trouve dans l'onglet « Passeport professionnel ».

2. La présentation du contexte commercial

C'est le décor dans lequel se jouent toutes tes situations. La circulaire en fixe le contenu minimal. Il comprend l'identité de l'entreprise, son marché et ses grandes tendances, son chiffre d'affaires et son évolution, et sa clientèle (type, répartition, voire segmentation). Il présente aussi la concurrence (prix, atouts, position de l'entreprise), le processus d'achat et de vente avec ses activités comptables, les types de fournisseurs et leur pouvoir de négociation, et les délais de paiement des clients et des fournisseurs. Il se termine par la politique de communication, les principes de fixation des prix, l'organisation de la fonction commerciale et les ressources technologiques à ta disposition.

3. Les fiches d'analyse de situations professionnelles

C'est le cœur du dossier. Le référentiel demande au moins deux fiches d'analyse de situations de gestion de la relation clients-fournisseurs, issues de ta période en milieu professionnel. Ensemble, elles doivent couvrir au moins trois activités différentes du bloc 1 et mobiliser le tableur et le PGI, dans ses dimensions commerciales et comptables. L'une des activités couvertes doit obligatoirement être l'administration des ventes.

La grille d'évaluation montre ce qui fait la différence. Une fiche qui se contente de décrire des tâches reste en bas de l'échelle. Pour viser haut, il faut analyser le contexte : l'événement qui déclenche la situation, les relations en jeu, les contraintes, les ressources, les objectifs et l'environnement technologique. Il faut aussi justifier tes choix et montrer que ton travail répond à une vraie problématique de gestion.

4. Les fiches de communication

Le dossier comporte aussi deux fiches de communication écrite et deux fiches de communication orale, vécues en entreprise. Les fiches écrites portent sur des supports variés et des activités différentes ; les fiches orales sont de nature différente (téléphone ou face-à-face, à deux ou en groupe). Dans chaque cas, au moins une situation concerne un client. Ces fiches sont exigées quelle que soit ta forme d'épreuve, CCF ou ponctuelle : le dossier est le même. À l'oral, la commission choisit une fiche de communication orale et en modifie les paramètres pour te faire jouer une simulation.

Les pièges qui coûtent des points, ou le diplôme

La non-conformité. D'après la circulaire nationale, le dossier est déclaré non conforme en cas d'absence de dépôt, de dépôt après la date limite, de durée en milieu professionnel inférieure à celle exigée, ou de documents non visés ou non signés par les personnes habilitées. L'épreuve reçoit alors la mention « non valide » : même présent, tu ne peux pas être interrogé, et le diplôme ne peut pas t'être délivré.

Les pénalités. Un dossier conforme mais incomplet coûte cher. La grille de la forme ponctuelle retire 2 points par fiche manquante, et 3 points s'il manque une activité d'administration des ventes issue de la période en milieu professionnel. La grille du CCF prévoit elle aussi des pénalités pour non-respect du contenu du dossier.

Un autre piège est propre à E4 : le jour de l'épreuve, tu dois refaire sur le PGI du centre d'examen les opérations réalisées en entreprise. Si ton entreprise utilise un logiciel spécialisé, renseigne-toi à l'avance auprès du centre d'examen. En forme ponctuelle, un candidat qui ne dispose pas des ressources nécessaires, ou ne peut pas les mettre en œuvre sur place, ne peut pas être évalué.

Méthode : construire ton dossier E4 pendant l'alternance

Tiens un carnet de situations dès maintenant

Chaque semaine en entreprise, note en quelques lignes ce que tu as traité : un devis, une relance, une commande fournisseur, un litige, une facture. Ajoute le logiciel utilisé et ce qui a posé problème : en quelques mois, tu auras de quoi choisir tes meilleures situations.

Cible tout de suite l'administration des ventes

C'est la seule activité imposée. Repère dès les premières semaines une situation où tu gères le cycle d'une vente dans le PGI : de la commande à la livraison, jusqu'à la facturation et au suivi du règlement. Si ton poste ne t'y donne pas accès, parles-en à ton tuteur maintenant plutôt qu'en mars.

Garde des traces, en respectant la confidentialité

Captures d'écran, exports de tableur, modèles de courriers : conserve ce qui prouve ton travail, en demandant à ton entreprise ce que tu peux montrer, et anonymise les données clients si besoin. Rédige l'analyse à chaud, tant que tu te souviens de tes choix.

Entraîne-toi aux modifications de paramètres

La commission ne te fera pas réciter ta fiche : elle en change les données. Pour chaque situation, demande-toi ce qui se passerait si la remise changeait, si le client contestait la facture ou si le fournisseur livrait en retard. Refais l'opération dans le tableur ou le PGI avec ces nouveaux chiffres. Tu dois connaître la logique de tes opérations, pas seulement leur résultat.

Planifie les signatures

Pour les apprentis, les attestations de stage sont remplacées par une copie du contrat de travail et un certificat de l'employeur. Repère la date de dépôt fixée par ton académie et fais signer ces pièces, ainsi que le synoptique, plusieurs semaines avant. Un oubli de signature suffit à rendre le dossier non conforme.

Révise les notions du bloc 1 sans y passer tes soirées

Facturation, relances, choix des fournisseurs, suivi comptable : pour expliquer tes choix devant la commission, il faut maîtriser les notions de cours derrière tes situations. Avec AlternaRévi, tu prends ton cours en photo et ta fiche de révision est prête en une trentaine de secondes. Seize chapitres du BTS Gestion de la PME sont déjà couverts.

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Pour une vue d'ensemble des sept épreuves, des coefficients et du calendrier, lis aussi notre guide Réviser le BTS GPME en alternance. Pour l'autre dossier de l'année, celui du bloc 2, voir notre article sur l'épreuve E51 de gestion des risques.

Questions fréquentes

Combien de fiches faut-il dans le dossier E4 du BTS GPME ?

Le référentiel exige au moins 2 fiches d'analyse de situations professionnelles de gestion de la relation clients-fournisseurs, issues de la période en milieu professionnel, couvrant au moins 3 activités différentes avec le tableur et le PGI, dont l'administration des ventes. S'y ajoutent 2 fiches de communication écrite et 2 fiches de communication orale, dont au moins une avec un client dans chaque cas. Le dossier est le même en CCF et en forme ponctuelle.

Que se passe-t-il si mon dossier E4 est incomplet ?

Deux niveaux de sanction existent. Un dossier non conforme (non déposé, déposé en retard, durée en milieu professionnel insuffisante, documents non visés ou non signés) entraîne la mention « non valide » : tu n'es pas interrogé et le diplôme ne peut pas être délivré. Un dossier conforme mais incomplet coûte des points : la grille de la forme ponctuelle retire 2 points par fiche manquante et 3 points si aucune activité d'administration des ventes issue de l'entreprise n'est présentée.

Où trouver le modèle officiel du document synoptique E4 ?

La circulaire nationale d'organisation renvoie à un modèle sous tableur proposé par le CRCOM, le centre national de ressources en économie-gestion. Dans ce fichier, le document synoptique se trouve dans l'onglet « Passeport professionnel ». Il doit être authentifié par l'équipe pédagogique et porter le cachet de l'établissement.

Sources

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